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  • 采購與付款業務如何管控?

    發表時間:2020-09-27  投稿人:余瑛   部門:行政        編輯:    點擊量:450  

              采購與付款業務是企業經營管理活動的首要環節,直接影響企業的最終利潤,內部控制管理作為企業自律和自我約束的一種有效管理手段,目前已廣泛應用在企業管理工作中,并發揮著越來越重要的作用。那么采購與付款業務如何管控呢?


    一、采購業務的控制管理環節

     

    (一)企業內部控制制度管理體系是企業內部為了有效地進行經營管理而制定的一系列相互聯系、相互制約、相互監督的制度、措施和方法的總稱。企業物資計劃系統在企業中的應用,一方面可對企業內部供應鏈上的所有環節如訂單、采購、庫存、計劃、生產制造等有效地進行管理,但另一方面也給企業內部控制體系帶來了新的挑戰。采購業務從整體經營的角度看,最初的采購流程運行的成功與否將直接影響到企業生產、銷售最終產品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。


    也就是說,企業采購流程的“龍頭”作用不可輕視。采購與付款業務是企業經營活動的首要環節,采購成本的高低將直接影響的企業最終的利潤,同時,與采購業務相關的應付賬款或預付賬款的管理對企業來說也是很重要的。因此,本文探討在物資采購情況下如何加強采購系統的管理控制,使企業建立完善的采購業務內部控制制度,確保采購事項的真實性、合理性、合法性,及時準確地提供采購業務的會計信息,從事前、事中、事后各個層面實施手段各異的控制措施。比如事前的預算控制、職務分離,事中的授權控制、集體決策、在線監督,事后的內部審計等。保證采購付款業務循環有效運轉,以確保企業會計信息系統能夠正常、安全地運行。

     

    (二)采購業務的控制點,實際包括采購管理和應付賬款兩方面,而且是企業中比較繁雜的業務。在采購系統中保證物流和資金流兩條線相互聯系,正確形成與供應商的往來賬,同時,根據目前企業經營的要求,事前做好采購計劃和需要資金的預測,同時完成采購活動的事中管理、事后核算。根據不同企業因管理模式不同在業務流程上會有一定區別的,下面是比較常規的一種業務處理模式。

     

    二、有以下幾個主要的業務環節和控制點:

     

    1、審批

     

    采購是企業經營的首要環節,控制材料采購成本對一個企業經營業績至關重要。因企業材料成本占生產成本的比例很大,所以降低材料采購成本可以增加企業的經營利潤。完善的審批程序是企業控制采購成本的重要一環。物資采購的審批有兩個目的:一是根據年度計劃對請購業務審核,二是明確請購和采購業務的相關責任。通過不同部門和人員之間相互審核及制約,避免某個人控制一項采購交易的各個環節,避免出現舞弊行為。不同部門和級別審批的目的不同,例如請購部門負責人審批的目的是審核請購商品的品種、數量滿足經營活動的需要;財務部門負責人審批的目的是控制請購商品采購成本;采購部門負責人審批的目的是防止重復采購和控制采購成本。

     

    2、采購員

     

    采購人員必須在授權范圍內簽訂采購合同,其次企業必須按要求設定涉及采購流程的人員每一系統的操作權限,例如,對供應商信息的錄入必須得到對數據庫的操作授權。

     

    3、供應商

     

    公司要對供應商建立完善的檔案,及時、準確的掌握各供應商的信譽、資金等情況,選擇供應商的過程要公開、公平、公正,其中在保證質量情況下價格是選擇供應商的重要因素。避免詢價人員直接選擇供應商出現舞弊行為,了解供應商的品質和信譽管理制度及生產能力,確保采購業務及生產銷售環節的順利運行。

     

    4、物資驗收入庫環節

     

    采購物資到貨后,物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點,質檢部門出具檢驗報告,倉儲部門依據檢驗合格的報告辦理入庫手續,編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環節的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。

     

    5、付款結算

     

    付款業務是采購業務不可分割的組成部分,主要是在采購業務基礎上,將企業資金支付給采購商品的供應商。付款涉及資金整體使用,因此是企業財務會計控制的重點。付款業務的控制主要包括應付賬款業務控制和資金支付控制。 

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